Kaution bei der Vermietung der Ferienwohnung – sinnvoll oder nicht?

9. Mai 2021 Allgemein

Vorneweg: Kautionseinbehalte sind aus unserer Sicht nicht das geeignete Mittel, um entstandene Schäden auszugleichen oder vielleicht auch einer Entstehung von Schäden vorzubeugen oder individuelle Nutzungsverbräuche durch die Gäste abzurechnen. Das hat mehrere Gründe.

Kautionseinbehalte in der Vermietung von Ferienimmobilien – noch zeitgemäß?

1. Höhe der Kautionsfestlegung. Um ein wirksames Mittel gegen Beschädigungen in der Hand zu haben, müsste die Kaution in der Höhe so gewählt sein, dass auch größere Schäden (defekte Terassentür, Fernseher ist umgefallen und irreparabel), damit abgedeckt sind. Sonst wäre die nachzuzahlende Lücke zwischen Kaution und eigentlicher Schadenshöhe zu groß, so dass die Kaution gar besonders relevant für die Begleichung des Schadens ist. Eine erhebliche Nachforderung wäre hier grundsätzlich notwendig. Dann ergäbe sich kein wesentlicher Vorteil gegenüber einer Nachforderung ohne Kautionseinbehalt.Je größer der Schaden, desto seltener treten diese Ereignisse allerdings auch auf. Wir hatten beispielsweise noch nie einen durch Gäste beschädigten Fernseher als Schadensereignis. Sind die veranschlagten Kautionen aber erheblich (z.B. 500 Euro) schließen Sie allerdings damit nahezu alle Kurzbuchungen und auch viele Buchungen in der Nebensaison aus, da dann die Kaution einen wesentlichen finanziellen Aspekt bei der Gesamtkostenbetrachtung für den Gast ausmacht.  

2. Der Kautionseinbehalt ist ungünstig für die Regulierung von Kleinschäden. Kleinere Mängel oder Beschädigungen durch Kautionen abzudecken ist natürlich möglich. Allerdings stellen sich hier weitere Fragestellungen: Lässt sich die Beschädigung eindeutig einem bestimmten Gastaufenthalt zuweisen? Je geringer der Schaden, desto aufwändiger ist die Zuordnung. Ferner muss man regeln, wie die Höhe des zu regulierenden Schadens ausfallen soll (Neuwert, Wiederbeschaffung, Gebrauchszustand? Soll bei einem Kofferabrieb an der Wand im Eingangsbereich der ganze Fluranstrich kalkuliert werden?). Grundsätzlich sind „gewöhnliche Gebrauchsspuren durch Nutzung an dem Mietgegenstand“ generell nicht abrechenbar. Außerdem muss nicht jeder Schaden sofort sichtbar zu Tage treten. Kleinere Mängel abzurechnen bedeutet auch immer, eine umfangreiche Dokumentation aller bereits bestehenden Zustände des Interieurs und der Gebrauchsgegenstände, bestenfalls auch jeweils fotodokumentiert durchzuführen. Das verlängert natürlich die Servicezeit nach jedem Gästeaufenthalt und damit die Kosten für den Endservice entsprechend. Außerdem müsste man mit den neuanreisenden Gästen bestehende kleine Mängel, welche noch nicht behoben sind (Kratzer auf Mobiliar, Kleinschäden an Wänden und Böden oder Gegenständen etc.) zusammen absprechen, damit diese nicht das Gefühl haben, dass Ihnen diese Schäden hinsichtlich des Kautionseinbehaltes zugeordnet werden. Es wird dabei sogar empfohlen, Übergabeprotokolle bei An- und Abreise zu führen. Das erzeugt zusätzlichen Aufwand, an dem der Gast zu Beginn des Aufenthaltes mit einbezogen wird und natürlich nicht dem entspannten Ankommen in der Ferienunterkunft zuträglich sind. Außerdem hat das auch grundsätzlichen Einfluss auf die Gästeanreisezeiten. Eine beliebige Anreise durch den Gast ist damit nicht mehr möglich. Sie können nicht sinnvollerweise um 23 Uhr ein Übergabeprotokoll mehr erstellen, beispielsweise wenn der Gast durch einen Zugausfall erst so spät anreisen konnte. Damit ist in diesen Fällen die Abrechnung für Schäden mit dem Kautionsbetrag aber nicht mehr möglich. 

3. Berechnung von Verbrauchskosten (Strom, Gas, Wasser, besondere Verbraucher). Die verbrauchsabhängigen Kosten über Kautionen abzurechnen ist in manchen Ländern verbreitet, jedoch im deutschsprachigen Raum eher unüblich. Wenn das Ferienobjekt keine besonders zu betrachtenden Energieverbraucher beinhaltet (z.B. Poolanlage, besondere Außenheizbereiche etc.), wird sich der Energie- und Medienverbrauch in einer gut definierbaren Bandbreite (in Abhängigkeit der anwesenden Personen) bewegen. Hier ist das geeignete Mittel die pauschalisierte Abrechnung über Aufbettungspauschalen je Tag und Gast. Selbst wenn es Gäste gibt, die mit dem Energieverbrauch nicht sinnvoll umgehen, werden diese nicht unbedingt über die Einbehalte von Kautionsbeträgen „erziehbar“ sein. Wer kann als Gast schon sinnvoll einschätzen, wie hoch der Mehrverbrauch an Heizungskosten täglich ausfällt, wenn ein Fenster während des Aufenthaltes geöffnet bleibt? Das gleiche gilt für die Abrechnung von energieintensiven Verbrauchern. Um den Gast nicht nach Abreise zu überraschen, wieviel beispielsweise die Saunanutzung gekostet hat, ist es sinnvoller den Energieverbrauch bei einer grundsätzlichen Nutzung mit in die Mietpreise einzukalkulieren und die technischen Vorkehrungen so vornehmen zu lassen, dass beispielsweise nach 2 Stunden Nutzung der Weiterbetrieb vom Gast jeweils neu bestätigt werden muss, um einen versehentlichen Betrieb über die gewünschte Nutzungsdauer hinaus zu vermeiden. 

4. Rechtliche Fragestellungen sind zu beachten. Sie müssen in den Inseraten und generell bei der Buchung bereits auf den Einbehalt von Mietkautionen und deren genaue Höhe hinweisen. Sonst kommt u.U. kein wirksamer Vertrag zu Stande, wenn Sie den Buchenden später mit dem Kautionsanspruch konfrontieren. Damit könnte dann der Mieter kostenfrei von der Buchung zurücktreten. Damit resultieren möglicherweise verbundene Unannehmlichkeiten und Buchungslücken. Außerdem müssen Sie die Verwendung der Kautionseinbehalte nachweisen und können hier nicht pauschalisierte Kosten ansetzen. Hier wäre dann ggf. auch zu klären, ob Sie ein geeignetes günstiges Mittel gewählt haben, um die Schadensregulierung im wirtschaftlichen Sinn des Gastes durchzuführen. Auch das müssen Sie ggf. nachweisen. Außerdem ist der Vermieter verpflichtet, die Kaution „gewinnbringend anzulegen“. Auch wenn dies in Zeiten von Niedrig- oder Minuszinsen schwierig ist und die Aufbewahrungszeiträume sehr kurz sind, müssen Sie hier doch besondere Vorkehrungen walten lassen. So sind die Kautionen getrennt von Privatvermögen und Mietbeträgen des Inhabers oder der Verwaltung aufzubewahren, am besten auf einem gesonderten Kautionskonto. Das alles setzt natürlich entsprechende Vorkehrungen und verbundene Aufwendungen voraus. Generell ist auch die Rückzahlung an Fristen gebunden, die zeitlich im Verhältnis zur Mietdauer stehen müssen. Ein Wochenendaufenthalt sollte nicht mit einem Kautionseinbehalt von 4 Wochen einhergehen. Des weiteren ist eine Kautionszahlung per Gesetz exakt erst zu Beginn des Mietvertrages fällig. Damit ist diese unabhängig von den Vereinbarungen zur Mietzahlung leistbar. Somit wird eine Überwachung der Kautionszahlung vor Antritt der Nutzung schwierig. Demzufolge lässt sich ablaufbedingt nur schwer die Erbringung der Kautionszahlung vor Mietantritt sicherstellen. Damit ist das Instrument der Sicherung durch Kautionszahlung überhaupt in Frage zu stellen.  

5. Praktische Erwägungen. Neben die rechtlichen und grundsätzlichen Fragestellungen sollten auch die praktischen Erwägungen bei der Umsetzung von Kautionszahlungen und den verbundenen Vorgängen für die Entscheidung zum Einsatz eine Rolle spielen. Wie schon ausgeführt, bedarf es bei der Nutzung der Kaution zur Schadensregulierung einer umfangreichen Dokumentation bei der Schadenserfassung durch das Reinigungsteam mit entsprechender Nachweissicherung. Das bedeutet allerdings, dass das Reinigungsteam jeweils mit den notwendigen Abläufen vertraut ist, die sicherstellen, dass eine einwandfreie, zeitlich nachvollziehbare Erfassung erfolgt, außerdem müssen die Schäden deutlich erkennbar fotografiert und für den Gast beschrieben werden. Hier entsteht also entsprechend dokumentatorischer Aufwand welcher über die Schadensaufnahme für die interne Regulierung hinausgeht.Der Gast, dessen Aufenthalt das Schadensereignis zugeordnet wird, muss darüber informiert werden und entsprechend in den Dialog zur Begründung der Abzugs von der Kautionsrückzahlung getreten werden. Ein Kautionseinbehalt bedingt dementsprechend jeweils eine Reihe von Vorgängen, die sicherstellen, dass hinsichtlich Dokumentation, Information, Aufbewahrung und Abrechnung alles korrekt und kurzfristig durchgeführt werden muss. Diese Aufwände fallen bei pauschalisierter Kalkulationen von Kleinreparaturen in jeden Mietvorgang. Auch die zusätzlich anfallenden Kosten hinsichtlich dieser zusätzlichen Maßnahmen sind nicht unerheblich.  

6. Bewertungsrelevanz. Die Einbehalten von Kautionen sind immer bewertungsrelevant und wirken sich grundsätzlich eher ungünstig auf die Bewertung der Unterkunft aus. Wenn es zur Rückzahlung der Kaution (bzw. nur von Bestandteilen davon kommt), birgt dies immer Konfliktpotential mit dem Kunden. Sie müssen jeden kleinen, festgestellten Mangel dokumentieren, dem Gast genau abrechnen und die Einbehaltsrechnung darlegen. Egal wie berechtigt dies sein mag, der Gast wird darauf nicht erfreut reagieren (auch kleine Einbehalte sorgen für große Frustration) und dies wird sich in diesen Fällen auch unmittelbar in den Bewertungen niederschlagen. Grundsätzlich wird dann auch zu klären sein, inwieweit der Schaden durch Vorschäden begünstigt war (die Griff beim Schrank war schon bei Ankunft lose) oder im Rahmen der durch Vermietung üblichen Abnutzung liegt.Sollte eine vollständige Rückzahlung der Kaution erfolgen, also kein Konfliktpotential mit dem Gast bestehen, wird der Gast jedenfalls bis zur vollständigen Rückzahlung der Kaution mit einer positiven Bewertung warten. Teilweise könnten dann die Bewertungszeiträume abgelaufen sein, grundsätzlich sinkt die Neigung zu positiven Bewertungen mit zeitlichem Abstand zum Aufenthalt. Tendenziell werden also negative Bewertungen begünstigt, positive Bewertungen gehemmt. Da die Bewertungen eines der elementaren Aspekte bei der Vermarktung und Sichtbarkeit der Ferienimmobilie darstellt, spricht dies sehr deutlich gegen den Einsatz von Kautionen in der Ferienhausvermietung. 

7. Buchungsrelevanz. Kautionen sind im allgemeinen sehr unüblich bei der Ferienhausvermietung in der Vermietung von Ferienunterkünften im deutschsprachigen Raum. Es ist jetzt nicht so, dass es gar keine Kautionsvereinbarungen gibt, aber im allgemeinen ist das eher ein selten eingesetztes Mittel und damit natürlich auch eher buchungshemmend. Der Gast wählt zwischen zwei vergleichbaren Objekten natürlich eher die Unterkunft, welche keine Kautionshinterlegung erfordert. Das wirkt sich insbesondere in der Nebensaison, wenn viele vergleichbare Objekte verfügbar sind, umfangreich auf die Buchungszahlen aus! Damit kehrt sich der Effekt schnell um. So wird aus einer Maßnahme, die kostenschonend gedacht ist, schnell ein Faktor, welcher darüber hinaus das Gesamtergebnis in der Summe merkbar negativ beeinflusst.  

Zusammengefasst: Kautionen sind nur sehr bedingt geeignet für eine sinnvolle Absicherung vor Schäden durch Mieter, wirken stark buchungshemmend, erzeugen grundsätzlich Aufwand bei allen Beteiligten, wirken sich immer eher ungünstig auf die Bewertungen aus und sind damit als kontraproduktiv für die Vermietung des Objektes zu bewerten. Es gibt wesentlich sinnvollere Maßnahmen, um mögliche Schäden, Abnutzungen oder verbrauchsabhängige Kosten abzusichern.  

Wir empfehlen: Beugen Sie bei der Vermietung mit einem geeigneten, rechtssicheren Mietvertrag mit involvierter Hausordnung der Schadensentstehung vor und regeln Sie damit auch klar die Handhabe bei Beschädigungen und Kostenverursachung. Favorent erstellt und übermittelt bei jeder Vermietung automatisch eine solche Vereinbarung mit der Mietpartei. Grundsätzlich muss der Vermieter auch über den Aufenthalt hinaus, den Zugriff auf die Mieter über geeignete Kontakt- und Personaldaten für die Geltendmachung etwaiger Schadensregulierungsansprüche besitzen. Auch das stellt Favorent über die automatisierte, im Vorfeld der Anreise implementierte, Datenerfassung sicher. Außerdem sollten Kleinreparaturen und Abnutzungen jeweils mit einem Pauschalbetrag pro Übernachtungstag in die Vermietpreise (z.B. 5 bis 12 Euro je Tag) einkalkuliert werden. Das ist unter dem Strich einfacher, wesentlich kostengünstiger und akzeptierter als die Realisierung der Regenerationsmaßnahmen an dem Mietobjekt über Kautionen.  Favorent berät sie hier gern weiterführend.